Его величество документ

— Да, все верно. Сама дата связана с появлением первого в России государственного акта — Генерального регламента, или Устава, подписанного 28 февраля 1720 года Петром I. Это был общегосударственный правовой акт, определивший основы организации делопроизводства в коллегиях. Генеральный регламент определял порядок работы с документами и правила их хранения.

В Российской империи была создана целая сеть ведомственных архивов, централизованное же государственное управление архивами началось только в 1918 году.

Сейчас в России архивное дело, в соответствии с Конституцией, находится в совместном ведении Российской Федерации и ее субъектов. Это означает, что в нашей стране создана сеть федеральных, региональных государственных и муниципальных архивов. Как и 300 лет назад, это документационная опора не только всех органов государственной власти, но и общественных институтов страны. Архивы созданы для граждан, общества и государства.

Следует отметить, что, несмотря на объективные трудности в связи с пандемией коронавируса, совместно с Башкирским государственным университетом в мае нам удалось провести в формате онлайн научно-практическую конференцию «Вопросы организации документационного обеспечения управления в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», посвященную юбилейной дате. Участниками конференции — представителями Республики Башкортостан, Санкт-Петербурга и Республики Мордовия — было отмечено, что Генеральный регламент, подписанный Петром I, стал первым шагом на пути создания в государстве отдельной архивной службы как особой сферы его жизнедеятельности. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность принятия управленческого решения, а значит, и эффективность деятельности органов власти.

— В прошлом году республика отметила вековой юбилей Архивной службы. К знаменательной дате была издана книга и снят документальный фильм, рассказывающие об истории становления и развития архивного дела в Башкортостане.

Уфимское губернское отделение Главного архивного управления России (Главархив) было образовано 11 августа 1919 года. Практически одновременно при Народном комиссариате просвещения архив был учрежден и в Башкирской республике. В 1922 году был образован единый Центральный архив республики при БашЦИКе, а в 1929-м — Партийный архив Башкирского обкома РКП(б) — ВКП(б).

В 2015 году образован Национальный архив Республики Башкортостан, объединивший в своем составе бывшие исторический и партийный архивы. В 2018 году Книжная палата Республики Башкортостан в качестве отдела обязательного экземпляра печатной продукции была присоединена к Национальному архиву.

Национальный архив Республики Башкортостан — один из крупнейших в Приволжском и Уральском регионах. Дореволюционные документы Национального архива представлены фондами административных, судебных, военных, хозяйственных и других учреждений Уфимского наместничества с 1749 по 1796 год, Оренбургской губернии — по 1865 год и Уфимской губернии — по 1922 год. Наиболее важными в этом комплексе источников являются фонды: канцелярии Оренбургского генерал-губернатора, Уфимского наместнического правления, канцелярий Оренбургского и Уфимского гражданских губернаторов, Оренбургского магометанского духовного собрания, Уфимского губернского жандармского управления, Оренбургской казенной палаты, уфимских губернских учреждений — земской управы, статистического комитета, землеустроительной комиссии.

Документы советского периода представлены фондами органов государственной власти и управления, государственного контроля, прокуратуры, предприятий, организаций и учреждений, в том числе народного образования, культуры, науки, здравоохранения, труда, социального обеспечения. В настоящее время Национальный архив РБ интенсивно комплектуется новыми документами.

История муниципальных архивов начинается с 20-х годов ХХ века. Их называли в то время кантонными архивами. С момента создания районного деления в Башкортостане появляются районные и городские государственные архивы. Сейчас в нашей республике насчитывается 63 муниципальных архива, из них 60 — архивные отделы администраций муниципальных районов и городских округов, три муниципальных архивных учреждения.

— Сегодня в Национальном архиве республики хранится более 2,7 млн дел. На муниципальном хранении находится более 2 млн дел. Состав документов архивов городов и районов республики также разнообразен и очень интересен.

Благодаря поистине самоотверженному труду архивистов республики за минувшее столетие создан уникальный по своей значимости Архивный фонд Республики Башкортостан.

Документы, имеющиеся в архивах Башкортостана, широко используются в научных и практических целях. В читальных залах занимаются историки, аспиранты, краеведы, студенты не только республики, но и других регионов, стран ближнего и дальнего зарубежья. Ежегодно регистрируется более 3500 посещений. В Национальном архиве РБ создан Центр шежере, который занимается не только составлением генеалогий, но и оказанием практической и методической помощи при работе с архивными документами и подготовке к праздникам шежере.

Ежегодно мы проводим республиканский конкурс по генеалогии. В конце апреля подвели итоги III открытого конкурса научно-исследовательских работ «Мы — летописцы Великой Победы». Из-за пандемии церемонию награждения победителей творческого состязания пришлось перенести на осень.

К 75-летию Великой Победы были организованы виртуальные выставки, подготовлены к изданию сборники документов о Великой Отечественной войне, на октябрь запланирована ХХ Всероссийская научно-практическая конференция «Археография Южного Урала. Архивные документы о Великой Победе».

Историки-архивисты республики подали заявку на проект «Архивная эвристика для школьников». В результате наше профессиональное сообщество в феврале этого года получило на его реализацию поддержку Фонда президентских грантов.

Важной задачей для нас является исполнение запросов граждан и организаций. В последние годы их количество растет. В 2019 году исполнено более 35 тыс. запросов в Национальном архиве, а по республике — около 194 тысяч. Это самый большой показатель среди региональных архивов Приволжского округа.

— Мы активно занимаемся этой работой. Еще в 2017 — 2018 годах были выделены денежные средства и закуплено новейшее сканирующее оборудование для Национального архива республики. В результате в прошлом году произошел значительный рост объема перевода на электронные носители особо ценных документов Архивного фонда.

В течение 2019 года была проделана большая работа по реализации проекта «БАШАРХИВ. РФ». А в декабре прошлого года создан сайт для размещения материалов Всероссийской сельскохозяйственной переписи 1917 года. С января текущего года в муниципальных районах и городских округах организована презентация этого проекта.

В прошлом году Управление по делам архивов и Национальный архив Республики Башкортостан совместно с министерством цифрового государственного управления приступили к детальной проработке проекта Единой информационной системы Архивного фонда (ЕИС АФ РБ). На базе единого входа предполагается осуществить доступ ко всем спискам фондов, спискам описей и спискам дел Национального архива РБ.

Следующая задача, которая стоит сегодня перед архивистами, — это интеграция созданных в системе электронного документооборота (СЭД «Дело») электронных документов органов государственной власти в архивные программно-информационные комплексы. Необходимо не только разработать механизм передачи электронных документов постоянного срока хранения в Национальный архив РБ, но и создать технические условия функционирования «Электронного архива». Создание такой формы архивной базы позволит не только принимать, хранить и использовать электронные архивные документы, но и предоставить доступ к документам Архивного фонда Республики Башкортостан для всех пользователей.

— Благодаря поддержке главы республики Радия Хабирова и правительства эта проблема полностью решена. В 2018 — 2019 годах площадь хранилищ Национального архива РБ увеличилась с 9,2 до 16,7 тыс. кв. метров.

Продолжается укрепление материально-технической базы архивов республики. Так, в прошлом году были капитально отремонтированы помещения Национального архива. Созданы все условия для беспрепятственного доступа в здание маломобильных категорий граждан, для их работы в читальном зале, подачи заявления, ознакомления с экспозициями в выставочном зале.

Уделяется внимание вопросам обеспечения сохранности архивных документов и в муниципальных районах и городских округах. Дополнительные помещения выделены архивным отделам администраций Бакалинского, Белебеевского, Дуванского, Мелеузовского, Мишкинского, Федоровского, Шаранского районов и города Агидель.

В целом Архивная служба Республики Башкортостан не отстает от времени, прилагает все усилия для обеспечения сохранности документального наследия прошлого, пополнения Архивного фонда новыми документами и введения их в научный оборот.